Oleh:
Komang Sumertawan
Pendahuluan
Kearsipan berasal usul dari istilah Yunani “Arche” yang artinya permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian perkataan “Arche” berubah menjadi “Ta Archea” yang artinya dokumen (catatan-catatan) dan akhirnya berubah lagi menjadi “Archeion” yang dalam bahasa latinnya “Archivum” berarti balai kota. Dalam Bahasa Inggris kearsipan istilahnya adalah “Archives” yang berarti tempat, atau dokumen.
Kearsipan atau sering disebut Administrasi Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Dari berbagai kegiatan Admininstrasi Kearsipan tersebut di atas kegiatan penyimpanan adalah yang menjadi aktivitas pokok.
Walaupun hingga kini masih banyak pengabaian terhadap peran kearsipan namun dunia modern beranggapan bahwa arsip sangat penting bagi pengembangan berbagai organisasi bahkan pada gilirannya untuk pembangunan bangsa dan segala aspeknya. Hal ini terbukti dari adanya beberapa pertemmuan besar dunia seperti Konvensi Den Haag tahun 1954 yang mengatur tentang perlindungan arsip dari konflik bersenjata dan perang dan Konvensi Wina tahun 1983 tentang pengaturan arsip, pasca kemerdekaan bangsa-bangsa setelah perang dunia ke-II. Bahkan saat ini telah lahir ISO 9000 (SNI-19-9000) yang diantaranya mengatur tentang Pengendalian Kualitas Arsip Dinamis (Control of Quality Record). Secara spesifik dalam bidang Kearsipan ini pada tahun 2001 dikeluarkan ISO 15489 tentang Records Management (Manajemen Arsip Dinamis).
Indonesia mengadopsi Sistem Kearsipan yang dipakainya dari warisan jaman Hindia Belanda yang tertuang dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Sayangnya isi Undang-undang tersebut kurang lengkap misalnya tidak memuat tentang metode untuk sosialisasinya kepada masyarakat luas. Disamping itu ada juga yang mengandung materi out of date (ketinggalan jaman) seperti tentang penyusutan dan pemusnahan beberapa macam arsip yang diberlakukan untuk 10 tahun; Indonesia masih menganutnya dengan utuh, sedangkan negeri asalnya (Belanda) telah mereduksi menjadi 3 tahun. Oleh karenanya atas usul pemerintah wajar kalau DPR-RI berkehendak untuk melakukan revisi terhadap Undang-undang tersebut di atas sekitar pertengan tahun 2009 lalu.
Latar Belakang Masalah
Beberapa kasus besar pada tataran kenegaraan tentang hilangnya arsip atau paling tidak sukarnya didapatkan untuk mencari arsip kembali telah menjadi permasalahan umum, dalam tataran kenegaraan maupun non-ketatanegaraan yakni pada perusahaan-perusahaan swasta dan perorangan warga negara (pribadi). Dalam tataran kenegaraan kasus-kasus termaksud dapat diungkapkan seperti: teks (naskah) Proklamasi 17 Agustus 1945 pernah dinyatakan hilang ketika akan dipaterikan pada tugu Monas Jakarta. Berita santer hingga kini masih menggema adalah tentang tidak jelasnya naskah Surat Perintah Sebelas Maret termasuk “hanya” persoalan kop suratnya. Lepasnya pulau Sipadan dan Ligitan beralih ke Negara Jiran tidak mungkin terjadi sekiranya sistem kearsipan tentang kedua pulau itu yang termasuk ke dalam wilayah NKRI tersusun baik dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum Internasional. Akhir-akhir ini masalah Bank Century dan Sisbakum mencuat dan menimbulkan pro-kontra juga karena sistem kearsipan negara dan aspek hukumnya tidaklah baik dan lengkap. Sungguh menakjubkan akan kekadaluarsaan pemberhentian Jaksa Agung RI yang masa jabatannya sudah melampaui batas serta usul pengangkatan Kapolri baru yang terkesan sangat mendadak.
Sebenarnya permasalahan kearsipan itu menyangkut bidang kerja tidak hanya tentang pemerintahan atau birokrasi pemerintahan dan kenegaraan melainkan juga tentang kehidupan perekonomian negara mulai dari Badan-badan Usaha Negara (P.N./BMN/BUMN, BPD, dsb) hingga perusahaan-perusahaan swasta dan koperasi termasuk UKM. Untuk dua obyek yang tersebut terakhir ini apalagi pengelolaan arsip perorangan sungguh sangat tidak tertib dan tidak teratur. Secara perorangan jarang warga negara Indonesia yang memiliki dan mengurusi arsip pribadinya, kalaupun ada yang memberikan perhatian khusus tentang hal ini boleh dikatakan hal tersebut merupakan “hobi” perorangan.
Berbagai kasus tentang kelemahan sistem dan pengelolaan Kearsipan sebagaimana tersebut di atas sungguh sangat menonjol di negeri ini yang mungkin hanya dapat diungkapkan secara acak dan terbatas berikut ini. Keputusan untuk menjual Indosat ke Negara Asing rasa-rasanya tidak mungkin terjadi jikalau informasi dan data tentang perusahaan itu tersedia secara lengkap dan dipahami oleh penguasa negara pada waktu itu sebagai Decision Maker (pengambil keputusan). Berbagai perusahaan swasta jatuh bangun juga antara lain karena pengelolaan yang dilakukan sering tidak pasti dan/atau hanya memiliki informasi dan data kearsipan yang kurang memadai disamping faktor-faktor lainnya. Jatuhnya berbagai koperasi mulai termasuk Koperasi Unit Desa yang hingga saat ini tidak populer lagi juga antara lain karena kurangnya informasi dan data akurat serta dukungan serius dari pemerintah daerah setempat pada masa pengelolaan dan eksistensi badan usaha itu. Warga negara Indonesia sebagai perorangan pada umumnya sangat tidak memperhatikan permasalahan kearsipan pribadi terbukti dari hanya sedikit orang yang berhasrat dan mampu menulis otobiografinya, itupun dengan meminta bantuan jasa orang lain.
Tujuan dan Pentingnya Pengelolaan Kearsipan
Sebagaimana halnya administrasi demikian juga tatausaha (clarical work/secretarial work) pada umumnya bertujuan untuk membantu melancarkan penyelenggaraan pekerjaan pokok dalam berbagai organisasi (birokrasi pemerintahan maupun perusahaan swasta), maka sistem kearsipan juga bertujuan sebagaimana hal termaksud. Sebagai bagian dari berbagai aktivitas dalam ketatausahaan kearsipan ini sangat penting karena aktivitas ini merupakan jantung dari sistem tersebut terutama karena merupakan aktivitas pokok berupa penyimpanan dokumen.
Oleh karena arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranannya antara lain adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumen. Sebagai sumber informasi, arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan dalam membuat keputusan secara tepat, sebagai sumber dokumen arsip dapat dipakai sebagai bahan pembuktian dan dapat melancarkan pekerjaan, serta alat pengembangan organisasi.
Agar sistem ini dapat berfungsi dengan maksimal, maka arsip perlu diatur dengan sebaik-baiknya, tertib, teratur, dan efisien; apabila tidak, arsip bukannya melancarkan pekerjaan tetapi malah sebaliknya yaitu akan menimbulkan kesulitan-kesulitan atau pemborosan-pemborosan.
Pengaturan sistem kearsipan yang baik berarti meliputi ketertiban petugas arsip (arsiparis) melakukan penyimpanan terhadap warkat dan dokumen lainnya pada waktu yang ditentukan, dengan demikian tidak diperkenankan untuk menterbengkalaikan apalagi melalaikan dilihat dari sudut ketentuan waktunya. Sistem kearsipan yang teratur berarti disamping metode penyimpanannya yang dipilih sebagai cara yang optimal dengan klasifikasi yang jelas berikut sistem penyimpanannya, serta tersusun rapi. Pengertian efisien dalam kerangka sistem kearsipan yang baik berarti baik penyimpanan maupun langkah pencarian arsip dapat lancar dan tidak rancu juga dipergunakan peralatan yang tidak boros; pemborosan ini dapat dilihat dari sudut waktu, tenaga, pikiran maupun dana.
Jika sistem kearsipan sebagaimana terurai di atas dilaksanakan dengan optimal maka barulah sistem ini berfungsi dengan baik dan nilai pentingnya terpenuhi.
Bagi kepentingan perorangan sebagai seorang warga negara, kearsipan pribadi sangat berguna untuk meniti riwayat hidup terdahulu dari sejak kelahiran hingga masa hidup kini. Pelacakan riwayat kehidupan ke masa lalu bahkan dapat tidak hanya tentang diri sendiri mungkin orang tua dan saudara-saudara masa lalu, tapi yang jelas dapat dipergunakan menentukan sikap bagi perjalanan hidup prospktif ke masa mendatang. Salah satu kemungkinan juga yang dapat difungsikan bagi perorangan yang berkehendak membangun hobi seperti ini pada waktunya dapat meninggalkan riwayat hidup (biografi) itu bagi generasi berikut (anak cucu) sebagai telaah dan pelajaran hidup. Itulah sebabnya mengapa tokoh-tokoh besar masyarakat banyak yang sengaja menuliskan biografinya yang sebermula bersumber dari “sistem” kearsipan pribadinya.
Arsip dan Aspek Pembangunan Karakter
Jikalau uraian di atas dianalisis dengan seksama, maka lingkungan yang diungkapkan bercorak terbatas yakni hanya di sekitar peran dan pentingnya sistem kearsipan yang berlaku pada organiasi-organisasi tertentu baik pada birokrasi pemerintahan dan kenegaraan maupun perusahaan-perusahaan swasta termasuk badan usaha koperasi berikut UKM. Memang disinggung juga pengembangan kearsipan pribadi pada perorangan warga negara, manfaat dan kepentingannya. Bilamana disimak secara seksama maka terdapat suatu nilai yang sangat berarti pada sistem kearsipan itu jika diselenggarakan dengan baik terutama oleh para petugas kearsipan (arsiparis) maupun dan terutama oleh kelompok orang yang terhimpun ke dalam instansi-instansi itu. Pengembangan sistem kearsipan yang baik secara instansional akan lebih berarti dan bernilai daripada hanya menjadi seolah-olah tanggung jawab dan kewajiban orang perorangan yakni arsiparis. Nilai-nilai yang terkandung dalam pengembangan sistem kearsipan yang baik tersebut antara lain: nilai kedisiplinan atau ketertiban, nilai keteraturan, dan nilai efisiensi; artinya suatu sistem kearsipan untuk dipelihara dan dikembangkan dengan baik harus memenuhi persyaratan itu.
Hipotesis yang dikembangkan di sini adalah bahwa sistem kearsipan yang baik yang harus memenuhi nilai-nilai tersebut di atas pada awalnya harus dimiliki oleh petugas kearsipan (secara langsung) dan juga semua warga intansional mulai pimpinan instansi hingga anggota keseluruhannya (secara tidak langsung); dan karakter demikian langsung ataupun tidak langsung bersumber dari ketekunan untuk mengasah karakter diri sendiri hingga menjadi karakter yang baik. Oleh karena itu jikalau warga dari suatu negara baik secara perorangan maupun berkelompok dalam organisasi maupun instansi lainnya ingin mencapai taraf kedisiplinan, keteraturan dan sikap hidup yang efisien itu, harus dimulai dari diri pribadi perorangan. Diri pribadi perorangan itulah yang berakumulasi menjadi masyarakat, bangsa, dan kemudian bernegara. Jikalau masing-masing perorangan yang kemudian bernegara mempunyai perhatian serius terhadap sistem kearsipan ini bukan mustahil arsip kelompok-kelompok besar itupun juga akan menjadi baik.
Ibaratkan arsip adalah kepingan-kepingan sejarah yang berguna untuk masa depan apabila disusun hal itu akan menjadi sebuah bangunan yang bersejarah. Bangunan ini bisa menjadi batu loncatan untuk melanjutkan tatanan hidup bermasyarakat, berbangsa dan bernegara ke arah yang lebih baik. Bangsa yang menjadikan arsip sebagai kekayaan dan memanfaatkannya untuk masa depan yang lebih baik adalah bangsa yang dewasa. Oleh karenanya mereka yang demikian dikategorikan sebagai sebagai bangsa yang memahami sejarahnya sehingga bijaksana dalam merancang hari esok dan membentuk karakter yang dikehendaki.
Berkaca pada negara-negara maju seperti Amerika Serikat, Jepang, Inggris, Cina, dan negara lainnya, mereka sangat menghargai sistem kearsipan yang meliputi berbagai aspek kehidupan bangsanya, termasuk beragam arsip dari dalam maupun dari negara lain. Berbagai macam arsip tersebut dijadikan sebagai sarana untuk mencapai tujuan bangsanya termasuk dalam memperjuangkan kepentingan mereka, bahkan terdahulu melalui gerakan kolonisasi (penjajahan) di negara lain. Pemerintah Kolonial Belanda misalnya menggunakan arsip sebagai arahan untuk membuat kebijakan di daerah jajahannya yaitu Nusantara pada waktu itu. Bahkan banyak dokumen sebagai arsip mereka tentang Indonesia tersimpan hingga sekarang di negerinya yang sebagian daripadanya justru tidak dimiliki oleh bangsa Indonesia. Hal tersebut membuktikan bahwa arsip merupakan harta yang sangat berharga dan sistem kearsipan suatu negara adalah tuntutan yang mutakhir; jadi arsip sama dengan harta karun yang semakin lama semakin bernilai.
Sebaliknya dari ungkapan di atas bilamana dihasratkan untuk membentuk suatu karakter bangsa sebagaimana yang pernah digelorakan oleh Bung Karno dengan gerakan Nation and Character Building maka implementasi pembangunan karakter itu harus dilakukan dengan menempuh cara-cara yang sistematik dan komprehensif. Sasaran bermula ditujukan bagi pembangunan karakter perorangan warga negara yang pada gilirannya berakhir sebagai karakter bangsa. Nilai-nilai kedisiplinan, keteraturan dan efisiensi yang terkandung dan memaknai sistem kearsipan tersebut harus ditanamkan sejak dini mulai pendidikan terendah hingga perguruan tinggi. Masyarakat luas harus diorganisasikan sedemikian rupa jikalau mungkin mempergunakan dan memanfaatkan lembaga-lembaga kehidupan mayarakat yang sudah ada dan mapan untuk sosialisasi sistem kearsipan ini yang secara langsung penting bagi penyusunan arsip internal yang baik, dan secara tidak langsung menanamkan nilai-nilai kedisiplinan, keteraturan, dan efisiensi termaksud. Dalam aktivitas sosialisasi demikian, tentu upaya untuk penghayatan dan pengamalan falsafah bangsa dan dasar negara Pancasila merupakan materi mutlak untuk disampaikan sebagai kerangka menuju pencapaian gerakan Nation and Character Building tersebut.
Penutup
Dalam era IT (Information Technology) ini pencapaian maksud sebagaimana di atas yakni implementasi pembangunan karakter bangsa melalui pengembangan sistem kearsipan modern yang mengandung nilai-nilai kedisiplinan, keteraturan, dan efisiensi nampaknya tidaklah terlalu sulit. Kondisi demikian mudah untuk diakses asalkan aktivitas ini dapat didesain dengan baik.
Yogyakarta 10 Oktober 2010
Balai Pembinaan Administrasi & Manajemen 